Cechy ewidencji środków trwałych za pomocą kodu kreskowego i terminali danych

Jak każdy proces, proces automatyzacji ewidencji środków trwałych poprzez identyfikację za pomocą kodu kreskowego ma swoje własne niuanse i cechy. Specyficzny jest proces ewidencji aktywów, które zostały nabyty i oddany do użytku jakiś czas temu, czasem nawet kilkadziesiąt lat. Oprócz tego, że takie aktywa mogą być fizycznie rozproszone po całym terytorium, w ten sam sposób dane o przedmiotach, takie jak cena, producent, stan, liczba przeprowadzonych napraw, mogą być przechowywane w zupełnie różnych systemach, bazach danych.

Zadaniem jednolitego systemu ewidencji środków trwałych jest dostarczanie aktualnych danych o środkach trwałych w różnych sekcjach. W tym przypadku dane o wartości środka trwałego pobierane są np. z bloku finansowego systemu zarządzania operacyjnego przedsiębiorstwem, a dane o stanie środka trwałego i naprawach z bloku EAM z zarządzania majątkiem trwałym przedsiębiorstwa. Trudności wdrożenia jednolitego systemu ewidencji środków trwałych wykorzystującego kod kreskowy do realizacji zadania dostarczania dokładnych i terminowych danych nie tylko o dostępności, ale również o stanie, cenie środków trwałych w połączeniu ze złożonymi systemami ERP i autonomicznymi systemami EAM modele zostaną omówione w tym artykule. 

Możliwość kontrolowania aktywów od momentu ich nabycia do momentu ich wycofania jest kluczowym czynnikiem zapewniającym wysoką wydajność i dokładność raportów finansowych. Ewidencja środków trwałych bez kodu kreskowego przez cały okres eksploatacji zajmuje dużo czasu różnym pracownikom firmy, a tym samym opłacie ich pracy. Firmy, które zastąpiły ręczną ewidencję środków trwałych ewidencją za pomocą kodów kreskowych zauważają, że koszt procesu ewidencji można obniżyć o 75% przy jednoczesnej poprawie dokładności danych. 

Ewidencja różnych rodzajów środków trwałych ma wiele różnic, ale w każdym przypadku uzyskujesz następujące korzyści:

• Przeniesienie aktywów można łatwo kontrolować i ustalać w nowej lokalizacji;
• Cały majątek nieruchomy i ruchomy są pod stałą kontrolą;
• Upraszcza proces przeniesienia aktywów między działami;
• Inwentaryzacja aktywów w odniesieniu do lokalizacji (budynek, biuro, pomieszczenie, teren) przeprowadzana jest szybko i dokładnie, corocznie lub zgodnie z harmonogramem;
• Na podstawie przeprowadzonej inwentaryzacji otrzymujesz możliwość generowania rzetelnych raportów w systemach księgowych i EAM o kosztach, żywotności, amortyzacji, lokalizacji, rozbieżnościach danych.

Jednolity system ewidencji środków trwałych powinien uwzględniać wiele aspektów funkcjonalnych, aby zapewnić terminową sprawozdawczość i kontrolę operacyjną.

Po pierwsze, jak w przypadku każdego projektu gromadzenia danych, należy przeanalizować wiele aspektów i podjąć wiele decyzji na początku projektu. rzede wszystkim dot. etykiet. Ponadto według urządzeń i oprogramowania do zbierania danych, rodzaju i rozmiaru kodu kreskowego, opcji przesyłania danych, typu bazy danych.

Aktywa materialne liczone za pomocą kodu kreskowego mogą obejmować meble, sprzęt biurowy i produkcyjny, dzieła sztuki, a nawet mobilne biura. Dział kontroli aktywów może gromadzić i przechowywać w swojej bazie danych dane dotyczące majątku całego przedsiębiorstwa lub jego oddziałów. W przedsiębiorstwie można zorganizować scentralizowaną usługę ewidencji środków trwałych, a wszystkie ruchy między działami mogą być przeprowadzane za pośrednictwem tej usługi. W takim przypadku dane dotyczące lokalizacji zasobu będą zawsze aktualne. Jednak w związku z tym prowadzi to do komplikacji procesu przenoszenia aktywów.

W przypadku tworzenia bazy pod system Serwisu i Napraw, system księgowy – znalezienie danych o dacie nabycia środka trwałego, historii napraw i modernizacji, może przyprawić o ból głowy zarówno dużą, jak i małą organizację Bardzo często w rezultacie ustawiają zredukowane zadanie i zaczynają wprowadzać wszystkie szczegóły tylko na temat nowych aktywów. Dane dotyczące starych aktywów są wprowadzane w razie potrzeby. Często takie podejście stosują firmy, których środki trwałe pojawiają się dość często, a okres amortyzacji środków trwałych nie przekracza 3 lat.

Opracowanie i wdrożenie operacyjnego systemu ewidencji środków trwałych wiąże się zwykle z wieloma trudnościami. Jeśli organizacja nie korzystała wcześniej z takiego systemu, pierwsze trudności napotkasz w momencie naklejania na środek trwały etykiet samoprzylepnych i powiązania kodu kreskowego z danymi środka trwałego.

Na przykład niektóre aktywa wymagają ewidencji elementów, z których się składają. Ponadto na przykład komputer może składać się z różnych elementów, takich jak różne ilości pamięci, karty graficzne, które można przenosić z jednego zasobu do drugiego. Metoda, materiał i oprogramowanie do drukowania etykiet na takie aktywa muszą być dokładnie dopasowane do takiego zadania. Etykieta musi być mała, ale kod kreskowy musi być czytelny dla skanera. Być może w tym przypadku konieczne będzie użycie nie zwykłego kodu kreskowego EAN-8 lub EAN-13, ale kodu kreskowego RSS-14 dla małych obiektów. Jednocześnie drukarki do etykiet muszą mieć możliwość drukowania takich kodów kreskowych, a skanery muszą mieć możliwość ich odczytania. Ponieważ etykieta może być poddawana naprężeniom mechanicznym i termicznym, a także musi być przechowywana przez długi czas, do etykietowania właściwe jest stosowanie termotransferowych drukarek kodów kreskowych.

Podstawową zasadą przy wykonywaniu etykiet z kodami kreskowymi dla środków trwałych jest to, że kod kreskowy musi być niepowtarzalny. Z doświadczeń zrealizowanych projektów można założyć, że ten unikalny kod kreskowy powinien zostać zeskanowany w następujących przypadkach:

• Gdy aktywa zmieniają swoją lokalizację;

• Gdy aktywa zmieniają właściciela (przenoszą się między oddziałami);

• Kiedy zmienia się skład aktywów (naprawa, modernizacja).

A po zeskanowaniu do bazy, wraz z danymi o operacji, pożądane jest otrzymanie informacji o dacie operacji i operatorze, który ją wykonał.

W chwili obecnej wielu producentów towarów o dużej wartości nadaje wytwarzanym produktom własny wewnętrzny numer seryjny, powielony w postaci kodu kreskowego. Niestety nadawanie numerów seryjnych odbywa się w każdej firmie według jej wewnętrznych zasad. Nie ma takiej organizacji jak międzynarodowa organizacja GS1, która rozprowadza kody kreskowe do różnych organizacji zgodnie z określonymi zasadami. Oznacza to, że możemy założyć, że w dużej organizacji może istnieć kilka produktów z tym samym kodem kreskowym. Dlatego przy formułowaniu wymagań dotyczących oprogramowania do księgowości środków trwałych należy wziąć pod uwagę ten niuans, a najbardziej poprawne w tym przypadku będzie utworzenie nowego kodu kreskowego z numerem seryjnym.

Oprogramowanie do ewidencji aktywów, podobnie jak inne oprogramowanie do kodów kreskowych, można zwykle skonfigurować do wymaganych zadań. Jednak, jak w przypadku każdej aplikacji, korzyści, które można osiągnąć, należy porównać z kosztami i złożonością procesów. Czasami prosty system ewidencji obecności i lokalizacji środka trwałego, który przenosi dane do innych systemów i odmiennych baz danych, jest lepszym rozwiązaniem niż jednolity system ewidencji środków trwałych.

Najbardziej pracochłonym i jednocześnie najwięcej informatywnym jest ujednolicony system ewidencji środków trwałych dużych przedsiębiorstw. Do ważnych decyzji, które należy podjąć przed rozpoczęciem projektu, należą:

• Jaka etykieta (materiał, rozmiar) i jaki design (informacje, które należy umieścić na etykiecie, typ kodu kreskowego) etykiety zostanie wykorzystany;

• Czy etykiety mają ten sam rozmiar, czy też powinny się różnić w zależności od wielkości środka trwałego;

• Czy powinna powstać oddzielna baza danych, która będzie front-endem dla wszystkich innych systemów rozliczających środki trwałe;

• Jaka baza danych i system operacyjny spełnią wymagania biznesu w nadchodzących latach;

• Jaki poziom szczegółowości należy osiągnąć, biorąc pod uwagę parametry aktywów (lokalizacja, elementy składowe środku trwałego, schematy obwodów elektrycznych i inne, przeprowadzone naprawy i modernizacje, a także informacje o umowach i organizacjach serwisowych obsługujących aktywa).

Następnie musisz zdecydować o rodzaju urządzenia do odczytu kodu kreskowego. Aktywa są najczęściej skanowane przez kolektor danych (przemysłowy minikomputer wyposażony w czytnik kodów kreskowych) lub przewodowy skaner kodów kreskowych. Wykorzystaniu przewodowego skanera kodów kreskowych do inwentaryzacji towarzyszą niedogodności wyrażające się w tym, że skaner musi być podłączony do komputera, a długość przewodu jest ograniczona. Nawet jeśli korzystasz z laptopa lub netbooka, operatorowi trudno będzie utrzymać w dłoniach tak dużą ilość sprzętu. Dlatego najbardziej optymalnym urządzeniem do przeprowadzania inwentaryzacji jest kolektor magazynowy. Terminal wyposażony w moduł radiowy Wi-Fi (jeżeli istnieje odpowiednia infrastruktura w postaci punktów dostępowych do sieci bezprzewodowej) może przesyłać dane w trybie on-line. Konwencjonalny terminal kodów kreskowych gromadzi dane w swojej pamięci, a następnie przesyła je do jednostki głównej za pośrednictwem stacji komunikacyjno-ładującej (cradle).

Na naszej stronie znajduje się artykuł „Jak wybrać najlepszego kolektora danych?” Informacje z tego artykułu będą również przydatne, aby zrozumieć, czym jest terminal kodów kreskowych.

Personel zajmujący się inwentaryzacją środków trwałych często wykonuje zupełnie inne zadania. Dlatego interfejs oprogramowania powinien być możliwie prosty i intuicyjny. Firma Codeon oferuje własne rozwiązanie - jest to program dla terminali mobilnych ScanManager, który optymalizuje proces inwentaryzacji w przedsiębiorstwie, a także księgowanie przyjęcia i wydatkowania towarów, a dodatkowo specjalne oprogramowanie pozwala na drukowanie etykiet i metok podczas uzgadniania stanów lub inwentaryzacji. Dzięki temu praca z terminalem danych pozwala uprościć i zautomatyzować proces inwentaryzacji, a dane przesyłane są bezpośrednio do systemu ewidencji towarów, z pominięciem czynnika ludzkiego. Miła niespodzianka - przy zakupie kolektora danych na naszej stronie program dla terminala jest dostarczany w prezencie.

Nasza firma oferuje szeroką gamę inwentaryzatorów (zwanych również terminalami danych) w zależności od zakresu zastosowania i budżetu. Ten ostatni czynnik jest również istotny, ponieważ koszt komputerow mobilnych jest dość wysoki). W przypadku, gdy decydujący jest czynnik kosztowy, proponujemy kilka rozwiązań:

1) Zakup taniego, wysokiej jakości terminala Caribe od producenta, który stosunkowo niedawno wszedł na rynek polski i oferuje swoje produkty po niskiej cenie w stosunku do jakości;

2) Zakup używanego terminala Motorola z sześciomiesięczną gwarancją. Terminale Zebra/Motorola/Symbol to standard niezawodności i trwałości, a po przejściu diagnostyki w naszym serwisie będą Ci służyć przez długi czas.

3) Wypożyczenie kolektorów magazynowych jest dobrym rozwiązaniem, gdy terminale danych są potrzebne do okazjonalnego (nie codziennego) użytku.

Oprócz terminali danych firma Codeon oferuje również inne urządzenia (skanery kodów kreskowych, drukarki etykiet oraz materiały eksploatacyjne do nich), które wykorzystywane są w procesie ewidencji, inwentaryzacji i etykietowania towarów (zarówno nowych, jak i używanych), a także Istnieje możliwość wypożyczenia tych urządzeń. Na wszystkie pytania możesz uzyskać wyczerpujące odpowiedzi, dzwoniąc pod numery podane na stronie.